6 правила за писане на имейли

Добрата комуникация значи много в нашия свят. Тя е еквивалент на силните и качествени взаимоотношения. Независимо дали става дума за бизнес или за личен живот, ако човек не умее да общува добре, той е обречен на неуспехи.

Изпълнителният директор на Google – Ерик Шмид, обсъжда този въпрос в новата си книга „Как работи Google“. По негово мнение много хора подценяват силата на ефективните отговори, когато става въпрос за имейли.

Съответно, Шмид очерта няколко съвета за по-добра комуникация, която насърчава продуктивната среда в бизнеса. Ето и съветите:

1. Реагирайте бързо на всяка форма на кореспонденция (имейли, обаждане и т. н.).

Ако някой ви е написал имейл по бизнес въпрос, със сигурност и вие можете да отделите време, за да му отговорите. Хората искат да бъдат признавани и уважавани, а това е важно в бизнеса. Струва си да се отнасяте към хората добре, защото не знаете дали няма да опрете до тях някой ден.

2. Пишете имейли, а не романи.

Имейлите трябва да са кратки и всяка дума да има значение. Не бъдете прекалено многословни. Хората не искат да четат дълги съобщения. Шекспир е написал: „Краткостта е душата на остроумието.“ Казано по-просто, не използвайте сложни думи, за да звучите по-интелигентно.

. Почистете вашата пощенска кутия, ще се почувствате много по-добре.

Животът ви може да стане затрупан много лесно, същото важи и за вашата пощенска кутия. Не се стремете да съхранявате ненужни имейли. Рискувате да загубите важна кореспонденция в бъркотията. Организирайте кореспонденцията си и ще си спестите много неприятности.

4. Давайте приоритет на новите си имейли пред старите.

Няма смисъл да се опитвате да отговаряте на по-старите си имейли, преди да отговорите на новите. Така рискувате да се повтори същия цикъл – новите имейли да станат стари и все още да си седят без отговор.

5. Уверете се, че сте включили всеки човек, който е от значение за разговора.

Животът е много по-лесен, когато всичко важно е записано. Ако шефът ви ви е казал да се свържете с някого чрез имейл или чат, но той така и не ви отговаря, вие трябва да можете да докажете, че това не е по ваша вина.

6. Не се конфронтирайте с хората чрез имейли.

Ако имате проблем с някого, не използвайте електронната си поща, за да се заяждате с него. Това изглежда страхлива постъпка, по-добре се конфронтирайте с него лично. В живота и в бизнеса, вие невинаги ще сте съгласни с хората. Изказвайте несъгласията си любезно, но ясно. Подхождайте с уважение към другите.

източник: tialoto.bg