От 1 юни трудовата книжка става дигитална: Какво трябва да знаем за новата система

Голямата реформа: Електронна трудова книжка заменя хартиената

От 1 юни 2025 г. хартиената трудова книжка остава в миналото – тя вече няма да се издава, а всички нови данни ще се вписват само в електронен формат. Промяната засяга над 2 милиона работещи и близо половин милион работодатели у нас.

Кой трябва да пази хартиената трудова книжка?

Всички, които вече притежават хартиени трудови книжки, трябва да ги пазят до пенсионирането си. Причината: електронните трудови досиета ще съдържат само нови записи от 1 юни нататък, но няма да включват въведени до момента данни от хартиения документ. За да се изчисли правилно трудовият стаж и преминалият професионален опит, старите хартиени книжки ще продължат да се изискват при смяна на работното място.

Кой попада в обхвата на реформата с електронните трудови книжки?

Системата стартира на 1 юни 2025 г. за всички лица на трудови договори. Година по-късно – от 1 юни 2026 г., цифровата трудова книжка ще бъде въведена и за държавните служители. Младите, които за първи път стъпват на пазара на труда след датата на промяната, ще имат единствено електронни трудови книжки.

Как ще бъдат защитени електронните досиета?

Електронните трудови досиета ще се поддържат от Националната агенция за приходите (НАП) и ще включват много повече информация от хартиените книжки – начало и край на договора, промени на обстоятелства, заплата, работно време, платен годишен отпуск и други. Сигурността на данните се гарантира с няколко нива на защита срещу хакерски атаки.

Достъп и въвеждане на информация

Работещите ще могат да достъпват своето електронно трудово досие с електронен подпис или Персонален идентификационен код от НАП. Работодателите ще вписват въвежданите промени и нови обстоятелства, но няма да са длъжни да въвеждат старите данни от хартиената трудова книжка. Някои компании вече внедряват специализиран HR софтуер, който изпраща данните директно до системата на НАП.

Какви нови задължения имат работодателите?

В е-формата се въвеждат повече полета за попълване и се увеличава честотата на задължителните вписвания – включително регулярни изменения при отпуски, запорни съобщения и други факти, които досега не са били изисквани. Това допълнително натоварва работодателите, а някои споделят, че имат неясноти по отношение на специфични казуси – например за служители с два трудови договора или различни видове отпуски.

Необходимите указания за работодателите се очаква да бъдат обнародвани броени дни преди влизането на реформата в сила. Институциите уверяват, че ще проявят толеранс и ще избегнат санкции в първите дни след старта.

Мнението на експертите и институциите

Експерти по управление на човешки ресурси и представители от НАП виждат в електронната трудова книжка възможност за сериозно намаляване на административната тежест и улеснение за всички участници в процеса. Данните ще бъдат унифицирани и обменът – автоматизиран.

Въпреки това, на работещите се препоръчва да пазят хартиените си книжки и копия от тях, докато се уверят, че всички данни са налични и приети в електронната система при пенсиониране.

Какво следва?

Първата стъпка от реформата стартира сега и обхваща по-голямата част от пазара на труда у нас. Промените се очакват да донесат повече прозрачност и улеснения, но и нови административни отговорности.